五步，步步留痕。申购：用料部门在系统里提，不靠电话；审批：按金额分档，谁批的留名；订单：审批完的申购自动汇成采购订单，一个供应商一张单，谁订的、订了多少，一眼可查；验收：货到对照订单收，多收少收当场记；入库：验收完自动生成库存，反手可查。重复下单的根子是申购散在电话和微信里，两拨人不知道对方已经订了——汇到一张订单上，系统还会提示在途数量，超量自动拦。补货跟着数据走：高频料按补货点自动提醒，中频料按月汇总补，低频料接单再采。慈溪一家五金商贸这么改完，重复采购从每月五六笔降到零，供应商对账也省了半个人力。